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Die Digitalisierung der Ausbildungsverwaltung bietet zahlreiche Vorteile: Zeitersparnis, bessere Übersicht, erhöhte Transparenz und optimierte Kommunikationswege. Dennoch schrecken viele Unternehmen vor diesem Schritt zurück. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Ausbildungsverwaltung systematisch digitalisieren.
Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Verwaltungsprozesse. Erfassen Sie, welche Aufgaben momentan manuell erledigt werden und wo sich Engpässe bilden. Typische Beispiele sind das Führen von Excel-Listen oder papierbasierte Berichtshefte.
Definieren Sie klare Ziele, die Sie mit der Digitalisierung erreichen möchten. Typische Ziele sind:
Wählen Sie eine Software, die speziell auf die Bedürfnisse der Ausbildungsverwaltung zugeschnitten ist. Dabei sollten Sie auf folgende Kriterien achten:
Übertragen Sie Ihre vorhandenen Ausbildungsdaten in das neue System. Viele Anbieter, darunter Devyl, bieten dabei Unterstützung durch Import-Schnittstellen. Legen Sie anschließend die notwendigen Rollen, Benutzerrechte und Abteilungsstrukturen fest.
Damit Ihre Mitarbeiter und Auszubildenden das System optimal nutzen können, sind praxisorientierte Schulungen empfehlenswert. Dadurch steigt die Akzeptanz und die Anwendung läuft von Anfang an reibungslos.
Starten Sie idealerweise mit einem Pilotprojekt in einer Abteilung oder einem Ausbildungsberuf. Sammeln Sie dabei Feedback von Nutzern und optimieren Sie Ihre Prozesse kontinuierlich weiter, bevor Sie die Digitalisierung unternehmensweit ausrollen.
Die systematische Digitalisierung der Ausbildungsverwaltung reduziert erheblich den Verwaltungsaufwand und verbessert gleichzeitig die Qualität der Ausbildung. Indem Sie Schritt für Schritt vorgehen, stellen Sie sicher, dass Ihre digitalen Prozesse nachhaltig erfolgreich sind. Nutzen Sie diese Anleitung, um auch Ihre Ausbildungsprozesse fit für die digitale Zukunft zu machen.
Michael Messer, Devyl Product Owner