Automatischer Versetzungsplan – Ausbildungsorganisation vereinfachen

Die Organisation von Einsatzplänen für Auszubildende gehört in vielen Betrieben zu den zeitintensivsten und kompliziertesten Aufgaben. Häufig werden diese Pläne noch mithilfe von Tabellenkalkulationen erstellt und anschließend per E-Mail verschickt. Dieses Verfahren ist nicht nur fehleranfällig, sondern verursacht auch einen enormen administrativen Aufwand. Doch das geht auch einfacher!

Warum sind manuelle Versetzungspläne nicht mehr zeitgemäß?

Vielleicht kennen Sie das: Sie verbringen Stunden damit, Excel-Tabellen zu aktualisieren, Kapazitäten abzustimmen und Pläne zu verteilen. Bei Änderungen müssen erneut alle Beteiligten informiert werden, und schnell entsteht ein Wirrwarr aus E-Mails, Excel-Dateien und Fragen der Auszubildenden. Eine Herausforderung, die wertvolle Ressourcen bindet und häufig zu Missverständnissen führt.

Wie funktioniert die automatische Erstellung der Versetzungspläne mit Devyl?

Mit Devyl definieren Sie einmalig die Kapazitäten und Bedingungen für jede Einsatzabteilung. Gleichzeitig bestimmen Sie, welche Lerninhalte jede Abteilung den Auszubildenden vermitteln soll. Diese Einstellungen bilden die Basis für eine intelligente, automatisierte Planung.

Automatische Planung der Einsätze

Nachdem die Rahmenbedingungen festgelegt wurden, erstellt Devyl für jeden Auszubildenden automatisch einen individuellen Einsatzplan. Dabei berücksichtigt das System kontinuierlich:

• Bereits absolvierte Einsätze: Keine Überschneidungen oder unnötigen Wiederholungen.
• Noch offene Lerninhalte und Einsatzstationen: Jeder Auszubildende durchläuft genau die Abteilungen, die er benötigt.
• Vorhandene Kapazitäten und Bedingungen der Abteilungen: Engpässe werden vermieden und Auslastungen optimal gesteuert.

Durch diese dynamische Anpassung entstehen keine Lücken oder Doppelbelegungen. Die Verteilung erfolgt vollständig automatisch und sorgt für gleichmäßige Auslastung.

Volle Flexibilität – Sie behalten stets die Kontrolle

Trotz aller Automatisierung haben Sie jederzeit die Möglichkeit, in die Pläne einzugreifen. Änderungen oder Anpassungen sind mit wenigen Klicks erledigt, sodass Sie flexibel auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren können.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

• Zeitersparnis: Die aufwendige manuelle Planung und E-Mail-Verteilung entfallen komplett. Sie gewinnen wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.
• Effiziente Kommunikation: Ausbilder und Auszubildende greifen direkt auf ihre individuellen Pläne zu, ohne ständigen E-Mail-Austausch oder Tabellenpflege.
• Transparenz: Jeder Beteiligte sieht jederzeit, wann und wo Einsätze stattfinden, wodurch Fragen reduziert und Klarheit geschaffen werden.
• Automatische Anpassung: Bei Änderungen reagiert das System dynamisch und aktualisiert die Pläne umgehend für alle Beteiligten.

Direkter Zugriff für Ausbilder und Auszubildende

Die Ausbilder in den Fachabteilungen profitieren enorm von der Möglichkeit, ihre Abteilungspläne jederzeit selbstständig einzusehen. Auch Auszubildende haben stets Überblick über ihren Einsatzplan und wissen genau, wo und wann ihre nächste Station geplant ist. Kommunikation wird erheblich vereinfacht, Missverständnisse werden vermieden, und der Fokus liegt wieder auf der Qualität der Ausbildung.

In Devyl kommt alles zusammen

Ein großer Vorteil von Devyl ist die integrierte Funktionsweise der Plattform. Diese erleichtert nicht nur die Planung, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit und Kommunikation während des gesamten Ausbildungsprozesses deutlich.

• Automatische Erinnerungen für Ausbilder: Vor Beginn eines neuen Einsatzes erhalten die verantwortlichen Ausbilder in den Fachabteilungen automatische Erinnerungen. Somit sind sie rechtzeitig informiert und können sich optimal auf den kommenden Auszubildenden vorbereiten.
• Direkter Zugriff auf Informationen während der Einsätze: Während des Einsatzes in einer Abteilung erhält der zuständige Ausbilder automatisch Zugang zu allen relevanten und freigegebenen Informationen. Dadurch wissen Ausbilder genau, welcher Auszubildende wann bei ihnen startet, und können sich gezielt vorbereiten. Zudem haben sie die Möglichkeit, das digitale Berichtsheft einzusehen und freizugeben.
• Automatische Feedbackrunden: Optional kann Devyl nach jedem Einsatz automatisch eine Feedbackrunde starten. Dazu werden individuelle Feedbackformulare bereitgestellt, die es Ausbildern und Auszubildenden ermöglichen, die Erfahrungen des Einsatzes gemeinsam auszuwerten und konstruktiv zu besprechen.

Diese zusätzlichen Funktionen sorgen für einen reibungslosen Ablauf und fördern den kontinuierlichen Austausch zwischen allen Beteiligten. Der Ausbildungsprozess wird dadurch nicht nur einfacher, sondern insgesamt qualitativ deutlich verbessert.

Fazit – Automatisierter Versetzungsplan mit Devyl

Der Umstieg auf einen automatischen Versetzungsplan mit Devyl spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern erhöht auch die Zufriedenheit aller Beteiligten. Die Abläufe werden klarer, transparenter und effizienter. Befreien Sie sich von lästigen Excel-Tabellen und E-Mail-Chaos und investieren Sie Ihre Ressourcen lieber in das, was wirklich zählt: eine hochwertige Ausbildung.

Michael Messer, Devyl Product Owner